Récolement d’archives : principe et fonctionnement

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Un entrepreneur sait qu’il doit conserver les papiers relatifs au fonctionnement de son entreprise. Certains ont une valeur légale pendant une période qui varie. Cela veut dire que pendant 2, 10 ou 30 ans, ces documents peuvent faire office de preuve. Mais que faire quand cette durée probatoire est terminée ?

En quoi consiste le fait de récoler des archives ?

Les documents professionnels ne se ressemblent pas. Une facture n’est pas un avis d’imposition. Une fiche de paie n’est pas l’acte de propriété du local professionnel. Pourtant, chacun d’entre eux témoigne de l’activité de l’entreprise, de sa vie, de son développement.

Un document, légalement, peut être demandé pendant toute la durée de sa valeur probatoire. C’est pour cette raison qu’un entrepreneur dédie en général un endroit pour le stockage de ses documents et le baptise : salle des archives.

Pour les documents ayant une valeur probatoire de deux ans, il faudrait qu’au bout de ce laps de temps, l’entrepreneur se rende dans la salle des archives, les retrouve et les supprime. Il devrait faire de même pour tous les autres, sauf pour ceux que l’entreprise doit conserver à vie.

Un travail titanesque et que peu d’entrepreneurs ont le temps de réaliser. La conséquence de cela : une salle d’archives comble et souvent désordonnée. Il existe pourtant des solutions à mettre en place.

Comment faire le récolement de ses archives d’entreprise ?

Difficile, entre deux documents commerciaux, de savoir lequel doit être conservé plus longtemps que l’autre. Une erreur et ce sont des problèmes potentiels pour l’entreprise.

Pourtant, des entreprises d’archivage pourraient remédier à cette situation. Elles peuvent travaillent pour tous les corps de métiers. Assurances décennales, documents immobiliers, tout ce lexique, elles le comprennent très bien et savent quelle importance cela revêt pour l’entreprise.

Pourquoi ne pas leur externaliser le récolement de vos archives ? En se rendant dans vos locaux, elles pourront déjà vérifier que les conditions de stockages sont bonnes. Une invasion de cafards et vous pourrez bientôt dire adieu à vos papiers (source). Pareil si une infiltration menace l’intégrité de vos archives papier.

Quand cela sera fait, elles procéderont au tri (récolement). Vous n’avez rien classé depuis des années ? Vous n’êtes pas le seul entrepreneur dans ce cas. Il est difficile de pouvoir tout faire. Les tiers archiveurs connaissent les impératifs de la vie entrepreneuriale et peuvent vous aider.

Elles supprimeront de façon sécurisée vos documents périmés et si vous en faites la demande, elles pourront mettre de l’ordre dans tous vos papiers. Indexés, rangés, vous n’allez pas reconnaitre les documents dans votre salle des archives : quel gain de temps, au quotidien, quand on recherche un papier.

N’oubliez pas de leur faire part de vos inquiétudes, face à la loi sur la transition numérique. Tous ces documents, il va bien falloir les numériser et les stocker virtuellement. Mais comment faire ? Cela relève également de leur compétences ; tout comme le transfert ou le déménagement d’archives. Parlez-en avec votre interlocuteur, si un de ces services vous interpelle.

 

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